Jak złożyć wniosek o zwolnienie ze składek ZUS? Krok po kroku

Od listopada 2024 roku przedsiębiorcy w Polsce mogą skorzystać z nowego narzędzia wsparcia – zwolnienia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne przez wybrany miesiąc w roku. Popularnie zwane „wakacjami składkowymi”, rozwiązanie to pozwala małym i średnim firmom na czasowe odciążenie finansowe w wysokości składek obliczanych od najniższej podstawy wymiaru.

Wniosek RWS należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej – przez PUE ZUS lub eZUS. Warunkiem jest dochowanie terminu – dokument trzeba złożyć w miesiącu poprzedzającym miesiąc, za który ubiegamy się o zwolnienie. Zwolnienie obejmuje składki społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, ale nie dotyczy składki zdrowotnej. Wakacje składkowe są formą pomocy de minimis – konieczne jest posiadanie wolnego limitu tej pomocy na kwotę odpowiadającą wartości składek podlegających zwolnieniu.

Podstawowe informacje o wakacjach składkowych

Wakacje składkowe umożliwiają zwolnienie z obowiązku opłacania składek społecznych przez jeden miesiąc w roku, pod warunkiem prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej lub pełnienia funkcji komornika sądowego.

• zwolnienie dotyczy składek emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy,
• składki muszą być wyliczone od najniższej podstawy wymiaru obowiązującej danego przedsiębiorcę,
• składka zdrowotna zawsze podlega obowiązkowi opłacenia w pełnej wysokości.

Składki objęte zwolnieniem są finansowane przez Budżet Państwa, co nie przerywa stażu ubezpieczeniowego przedsiębiorcy.

Warto pamiętać, że suma wszystkich otrzymanych form wsparcia w ramach pomocy de minimis nie może przekroczyć 300 000 euro w przeciągu trzech kolejnych lat. O ile przedsiębiorca nie wyczerpał powyższego limitu – może skorzystać z wakacji składkowych.

Wniosek RWS można złożyć tylko raz w roku kalendarzowym, dlatego wybór najkorzystniejszego miesiąca ma strategiczne znaczenie.

Warunki i wymagania uprawniające do wakacji składkowych

Aby uzyskać wakacje składkowe, trzeba spełnić kilka istotnych warunków:

• prowadzić pozarolniczą działalność gospodarczą lub wykonywać funkcję komornika sądowego – wsparcie dla samodzielnych przedsiębiorców;
• nie prowadzić działalności na rzecz byłego pracodawcy – nie można świadczyć na własny rachunek tych samych usług, co w przypadku poprzedniego zatrudnienia na etacie (w danym i poprzednim roku);
• spełnić warunek przychodowy – roczny przychód w którymkolwiek z dwóch lat przed złożeniem wniosku nie może przekroczyć 2 mln euro lub brak przychodu w tych latach;
• dysponować niewykorzystanym limitem pomocy de minimis – poniżej 300 000 euro w ostatnich trzech latach;
• nie posiadać zaległości w ZUS – aktualność rozliczeń i legalność prowadzenia działalności.

Procedura składania wniosku RWS

Procedura przebiega całkowicie elektronicznie przez system PUE ZUS lub eZUS. Oto kluczowe etapy składania wniosku:

• logowanie do systemu – możliwe m.in. przez login i hasło, Profil Zaufany, aplikację mObywatel, bankowość elektroniczną, e-dowód, podpis kwalifikowany;
• wybór profilu płatnika – przejście do sekcji rozliczeń;
• wykorzystanie kreatora wniosku RWS – system prowadzi przez każdy etap, począwszy od wyboru celu wniosku;
• system automatycznie pobiera dane firmy i domyślnie wskazuje miesiąc objęty zwolnieniem jako następujący po miesiącu złożenia wniosku;
• wypełnienie bloku o pomocy de minimis – podanie informacji o otrzymanym wsparciu wraz z dokumentami (zaświadczenia, decyzje, umowy);
• złożenie wymaganych oświadczeń – m.in. dot. działalności na rzecz pracodawcy, przychodu, limitu de minimis, pod rygorem odpowiedzialności karnej;
• zatwierdzenie i elektroniczne podpisanie wniosku – możliwe zapisanie wersji roboczej przed wysłaniem.

Terminy i harmonogram działań

Wniosek RWS należy złożyć w miesiącu poprzedzającym ten, za który chcemy uzyskać zwolnienie.

• w przypadku chęci uzyskania zwolnienia za grudzień 2024 r., wniosek trzeba złożyć do końca listopada 2024 r.,
• podobnie – za styczeń 2025 r. wniosek składamy w grudniu 2024 r.,
• wnioski złożone za wcześnie lub po terminie są automatycznie odrzucane.

Decyzję o przyznaniu lub odmowie zwolnienia ZUS wydaje w ciągu miesiąca. Jeśli rozstrzygnięcie nastąpi po terminie złożenia deklaracji rozliczeniowych, konieczna jest korekta dokumentów. Deklaracje ZUS DRA i raporty ZUS RCA należy złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu objętym zwolnieniem.

Rozliczenie składek po otrzymaniu zwolnienia

Po uzyskaniu zgody na wakacje składkowe ważne jest poprawne wypełnienie i złożenie stosownych dokumentów:

• raport ZUS RCA – w pierwszym raporcie wykazujemy jedynie składki społeczne finansowane przez budżet (odpowiedni kod ubezpieczenia: 05 14, 05 74, 05 94);
• w drugim raporcie ZUS RCA wykazujemy składkę zdrowotną według standardowych zasad;
• deklaracja ZUS DRA – dzieli kwoty na składki zdrowotne i społeczne, przedsiębiorca opłaca tylko składkę zdrowotną;
• u przedsiębiorców zatrudniających pracowników raporty dotyczą wyłącznie składek za siebie – za personel składki pozostają obowiązkowe;
• składki sfinansowane przez budżet nie podlegają odliczeniu od dochodu i nie stanowią kosztu podatkowego dla firmy.

Częste błędy i problemy

W toku aplikowania o wakacje składkowe przedsiębiorcy najczęściej napotykają na problemy takie jak:

• nieprawidłowe określenie terminu składania wniosku – złożenie za wcześnie lub po terminie skutkuje odrzuceniem,
• braki lub błędy w dokumentowaniu pomocy de minimis – m.in. niekompletna dokumentacja, błędne przeliczenie kursu euro,
• nieprawidłowe oświadczenia (dotyczące przychodów, faktu współpracy z byłym pracodawcą),
• problemy techniczne z PUE ZUS/eZUS (logowanie, podpis elektroniczny, dostęp do kreatora),
• brak wiedzy o konieczności składania odpowiednich deklaracji po otrzymaniu ulgi,
• użycie błędnych kodów ubezpieczenia w raportach, przypisanie składki zdrowotnej jako finansowanej przez budżet.

Aby uniknąć błędów, warto zapoznać się z instrukcjami ZUS, korzystać z pomocy księgowego oraz monitorować status wniosku i ewentualne wezwania do uzupełnienia dokumentów.

Praktyczne zastosowanie – planowanie i przykłady

Optymalne skorzystanie z wakacji składkowych wymaga przemyślanego wyboru miesiąca zwolnienia. Typowe przykłady:

• przedsiębiorca z branży turystycznej wybiera miesiące o niższych przychodach (np. zimowe),
• przedsiębiorca z branży budowlanej celuje w okresy przestoju (np. sezon zimowy),
• przedsiębiorcy zatrudniający pracowników pamiętają o konieczności rozdzielenia raportów składkowych (ulga obejmuje wyłącznie składki za siebie).

Przykład rozliczenia:

• Składki w wysokości 30% minimalnego wynagrodzenia (kod 05 74) – w grudniu 2024 r. łączna kwota zwolnienia: 376,55 zł, składka zdrowotna 381,78 zł do zapłaty;
• Mały ZUS Plus (kod 05 94) – zwolnienie dotyczy tylko składek społecznych, składka zdrowotna naliczana zgodnie z preferencją.

Składki za zwolniony miesiąc nie mogą być kosztem podatkowym firmy.

Monitoruj status wniosku w PUE ZUS/eZUS – na odpowiedź na żądanie ZUS masz tylko 7 dni.

Implikacje prawne i finansowe

Warto zwrócić uwagę na kluczowe skutki prawne i podatkowe wakacji składkowych:

• Limit de minimis: 300 000 euro w ciągu 3 lat – przekroczenie grozi zwrotem ulgi z odsetkami;
• Składki sfinansowane przez państwo nie stanowią kosztu podatkowego i nie można ich odliczyć od podatku;
• ulga nie powoduje powstania przychodu do opodatkowania,
• Okres objęty zwolnieniem liczy się do stażu ubezpieczeniowego – w zakresie emerytury, renty czy zasiłków, nie ma utraty uprawnień;
• składanie fałszywych oświadczeń wiąże się z odpowiedzialnością karną,
• należy prowadzić ewidencję pomocy de minimis i przechowywać dokumentację na wypadek kontroli,
• możliwość skorzystania ze zwolnienia tylko raz w roku wymusza planowanie.

Monitoring i kontrola ZUS

ZUS prowadzi bieżącą kontrolę procesu przyznania i realizacji wakacji składkowych:

• kontrola formalna już na etapie przyznania ulgi, konieczność uzupełnienia braków w ciągu 7 dni,
• monitoring składanych deklaracji i raportów, weryfikacja kodów ubezpieczeń,
• weryfikacja limitu de minimis – współpraca z innymi instytucjami,
• kontrolę mogą prowadzić także NIK, organy skarbowe oraz instytucje UE.

W razie nieprawidłowości możliwe jest:

• zażądanie zwrotu nienależnej pomocy z odsetkami,
• wykluczenie beneficjenta z przyszłych programów wsparcia,
• poniesienie odpowiedzialności karnej za fałszywe oświadczenia.

Wszystką dokumentację dotyczącą zwolnienia przechowujemy przez 10 lat.

Rekomendacje dla przedsiębiorców

Wakacje składkowe to istotne wsparcie dla firm – skuteczne skorzystanie z ulgi wymaga wiedzy, staranności i strategicznego planowania.

• kompletuj i aktualizuj dokumentację do wniosku RWS, w szczególności dot. pomocy de minimis;
• prowadź na bieżąco ewidencję dotychczasowej pomocy publicznej,
• optymalnie wybieraj miesiąc zwolnienia, analizując sezonowość i własne potrzeby finansowe,
• jeśli nie masz doświadczenia z PUE ZUS/eZUS, nie wahaj się skorzystać ze wsparcia księgowego lub konsultanta ZUS,
• dokładnie rozliczaj zobowiązania wobec ZUS, stosując właściwe kody ubezpieczenia oraz składając deklaracje i raporty w terminie,
• pamiętaj, że składki sfinansowane przez budżet nie obniżą podatku dochodowego i nie pogorszą uprawnień emerytalnych czy rentowych,
• warto postulować w przyszłości – elastyczność programu, możliwość zwolnienia składki zdrowotnej lub wielokrotnego korzystania w roku.

Ostatecznie, najistotniejszą rolę w uzyskaniu realnych korzyści z wakacji składkowych odgrywają wiedza, dokładność i odpowiedzialność przedsiębiorcy.